viahandel.dk

SDU mail – Sådan opsætter du din mail

Link: https://mitsdu.dk/da/mit_studie/bachelor/ha_soenderborg/vejledning-og-support/it/email

1.1: Mail setup

Når du bliver ansat, får du en personlig mailboks som studiementor/faglig vejleder. Derudover er der en fælles mailboks for funktionen på din uddannelse (funktions-mailen).

Brug altid funktions-mailadressen på kontaktflader. Derved kan studerende henvende sig ét sted for at få svar på deres faglige spørgsmål og mindske sårbarhed ved længerevarende sygdom.

Svar altid studerende fra funktions-mailen. Når du svarer på mails fra studerende, skal du altid svare fra funktions-mailen. Din personlige faglige vejleder-mail kan du bruge, når du kommunikerer med dine kolleger.

1.2: Mail hjemmefra

Du kan besvare mails hjemmefra ved at logge på din arbejdsmail via online.sdu.dk.

1.3: Gode mailsignatur

En god mailsignatur er vigtig, den skal være kort og præcis og følge retningslinjerne for SDU.

Indhold i en god mailsignatur:

  • Venlig hilsen/Med venlig hilsen/Hilsner fra
  • Dit navn
  • Din titel
  • Dit faglige vejleder tlf. nr.
  • Din personlige faglige vejleder-mailadresse
  • SDU information (adresse + logo)

1.4: Sæt din mailsignatur op

Opsæt mailsignaturen via webmail.sdu.dk.

1.5: Autosvar

Sæt et autosvar op på både funktionsmailen og din personlige mail, når du ikke er på arbejde.

Indehold i autosvar:

  • Tak for henvendelsen.
  • Svartid (f.eks. indenfor 3 hverdage).
  • Information om, hvor den studerende kan få akut hjælp.
  • Afslut altid med en personlig hilsen.

1.6: Sæt autosvar op

Opsæt autosvar via webmail.sdu.dk.

1.7: Brug for hjælp?

Hvis du har brug for hjælp til mailopsætning, kontakt Servicedesken.

1.8: Gode råd til vejledning på mail

Mails kan være upersonlige, men udnyt fordelene ved at videregive information klart og struktureret.

1.9: Hyperlinks i mail

Indsæt links til relevante websider for at give mere information.

Overhold persondataforordningen:

  • Svar på studerendes personfølsomme oplysninger via studentermail.
  • Slet mails fra studerende efter 30 dage, medmindre korrespondancen er åben.
  • Gem mails fra studerende hos dit studiesekretariat, hvis nødvendigt.

Husk, at du altid kan kontakte din leder for mere information om persondataforordningen.